¿Por qué las cuentas por cobrar caen en mora?

16-12-2016

Muchas veces, el día a día nos consume tanto tiempo, que nos dedicamos poco a identificar los factores que están perjudicando nuestro flujo de caja. Es por ello, que queremos compartir con ustedes algunas sugerencias para evitar que tu cartera de cuentas por cobrar se haga vulnerable. Una buena o mala  gestión sobre las cuentas por cobrar afectan directamente en el flujo de caja de tu empresa. 

A continuación compartimos con ustedes algunas frases típicas que los departamentos de cobranza suelen recibir de los clientes de la empresa.

  1. “LA FACTURA ESTÁ MAL EMITIDA”

Una de las causas que provoca la mora de una cuenta por cobrar son las emisiones de las facturas con errores involuntarios, tales como monto, fecha de emisión, detalle de los ítems entregados, precios de las unidades, etc. Cuando sucede este tipo de errores involuntarios, el deudor declara su inconformidad del documento recibido, postergando su pago hasta que se corrijan los errores identificados.

Es por esta razón que es de suma importacia tomarse el tiempo debido y la atención necesaria para confirmar los datos de al menos las facturas cuyos montos sean definidos por la empresa como relevantes.

  1. “SE ME OLVIDÓ TU FACTURA”

A veces se hace impensable que la demora del pago de una factura es por una sencilla ausencia de recordatorio. En muchas ocasiones, el cliente no recibe de parte de tu empresa recordatorio alguno del vencimiento de una factura. A través de nuestras consultorías, nos hemos dado cuenta que uno de los grandes problemas de la mora se debe a que las empresas sólo comienzan la gestión de cobro una vez la factura ha vencido, no realizando ninguna acción preventiva que apoye y propicie el pago al vencimiento del documento.

Es de vital importancia mantener una comunicación fluida con el deudor, desde el momento de la facturación hasta el pago del documento. Para ello se debe protocolizar el proceso de cobranza preventiva. Para este tipo de estandarización de proceso es muy conveniente automatizar todas las acciones que se hacen de manera repetitiva: envíos de emails, mensajes de texto y llamados por teléfonos.

  1. “NO ENCUENTRO TU FACTURA”.

En más de alguna ocasión has tenido que lidiar con un deudor que defiende su mora por la pérdida de la factura o sencillamente porque no sabe qué factura se le está cobrando. Esto sucede con mayor regularidad de lo que las personas piensan. Su causa radica, muchas veces, en que al vender a plazo (30, 60 o más días) las facturas se archivan sin un protocolo definido. Al minuto de vencer la factura, tu cliente muchas veces debe destinar tiempo en la búsqueda de la factura para poder autorizar el pago, tiempo que en el día a día le es muy valioso. Todo este tiempo destinado a la búsqueda hace que tu cuenta morosa se prolongue.

Para evitar este tipo de situaciones es que sugerimos estar constantemente en contacto con tus deudores, desde el momento de la facturación hasta la recaudación de la factura. Si a tu cliente le haces una gestión de cobranza preventiva, tendrá muy presente tu factura. Por lo que será muy probable que al minuto de pagar, tú seas su prioridad.

  1. “NADIE SE HA CONTACTADO CONMIGO DESDE TU EMPRESA”

Basado en nuestra experiencia, es común ver en las empresas ineficiencias en la gestión de las cuentas por cobrar y comunicación con los clientes, algunos puntos que hemos identificado son:

(1) La información de las cuentas por cobrar se lleva en un Excel o en la ERP, dificultando la identificación del estatus de la cobranza.

(2) Gestión manual, los ejecutivos de cobranza gestionan manualmente las cuentas por cobrar, ingresando en su agenda personal recordatorios de llamados o envíos de emails, entorpeciendo la fluidez de la comunicación con el cliente.

(3) El equipo que colabora en el proceso no comparte la información, dado que muchas veces la información se encuentra en distintas partes (Excel, ERP, agenda del ejecutivo, etc.), provocando que las acciones que un individuo en particular está realizando, no sean de conocimiento del equipo ni de la jefatura.

(4) No existe registro de historial de comunicación con los clientes, dado que cada miembro de equipo llama desde su teléfono, envía email desde su correo y lleva las gestiones en su cuaderno o planilla Excel. Tu empresa no tiene trazabilidad de las acciones que tu equipo de cobranza está realizando, y por ello, no hay control.

(5) No tienen metodología de reportes, los que son de suma importancia. Estos ayudan a identificar qué ejecutivo de cobranza es el que más recauda, qué porcentaje de la cartera ha sido recuperada, cómo tu clientes te están pagando, etc.

Es por eso que es de suma importancia contar con un eficiente sistema de gestión de cobranza. Una herramienta que permita identificar las facturas por vencer, con el objeto de recordar a los clientes y sugerir un pronto pago. De suma relevancia, contar con una comunicación fluida con los clientes, en donde cada llamado, email o SMS quede registrado, con el objeto de tener trazabilidad de cada cuenta. Es decir, que cada vez que se quiera saber qué acciones se han hecho para cobrar una cuenta, el sistema arroje todos los esfuerzos realizados para el cobro de esa cuenta. Este historial de comunicaciones será muy beneficiosos para el control de la gestión, y para disminuir los plazos de la cobranza.

  1. “NO TENGO PLATA PARA PAGARTE”. (GRAVE: No tener una política de crédito)

Una de las causas de por qué las cuentas por cobrar caen en mora, es porque el cliente, al que se le ha vendido a plazo, no presenta capacidad de pago. Este es el peor escenario en el que te puedes encontrar, dado que tu cliente no te puede pagar ya que no tiene cómo. Por lo que sólo tienes dos opciones:

(1)   Castigar la cuenta y solicitar la emisión de un certificado de castigo, o

(2)   Judicializar con abogados la cuenta incobrable.

Sin duda, cualquiera de las dos alternativas tienen costos asociados, y es tarea tuya definir si se justifica incurrir en ellos.

Esta situación se puede evitar si la empresa define una política de crédito.

Para evitar que una cuenta por cobrar caiga en mora es de importancia vital tener un procedimiento protocolizado de análisis de líneas de créditos para tus clientes. Los parámetros a considerar para determinar un protocolo de análisis de líneas de créditos son: (1) montos, (2) plazo, (3) comportamiento de pago histórico, (4) antigüedad del cliente, (5) garantías dadas, (6) cuenta bancaria al día, entre otras. Para líneas especiales, sugerimos pedir: (1) los últimos 12 IVAs, (2) declaración del impuesto de primera categoría de los dos últimos años y (3) balance.

El análisis de estos documentos te permitirá determinar las líneas de créditos de tus clientes de una manera técnica, eliminando algunas variables emocionales, que muchas veces imperan en este tipo de decisiones.

Esperamos que haya sido un aporte para tu empresa. Si quieres conversar contáctanos al email que se indica abajo.

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