La importancia de la trazabilidad de las cuentas por cobrar

21-12-2016

La trazabilidad de las gestiones que hacemos para cobrar una cuenta es muy importante. No sólo porque una buena trazabilidad permite mayor control y gestión sobre terceros, sino también, porque podemos utilizar dicha trazabilidad para disminuir su base imponible cuando la cuenta por cobrar se declara incobrable.

Queremos compartir con ustedes los beneficios de contar con la trazabilidad de las gestiones de cobranza detrás de cada cuenta por cobrar.

1.   MAYOR CONTROL SOBRE LAS GESTIONES DEL EQUIPO DE COBRANZA.

Contar con la trazabilidad de las gestiones de cobranza ofrece importantes oportunidades. Nosotros hemos identificad cuatro:

 

(1)   Cómo se está contactando tu empresa con tus clientes: Te permitirá saber con detalle qué canal de comunicación (teléfono, emails, mensaje de texto, otros) tu empresa utiliza para recordar el pago de una factura por vencer o una vencida.

(2)    Qué le están comunicando a tus clientes: Conocerás el mensaje que tu empresa comunicaen el proceso de cobranza, ofreciéndote la oportunidad de revisar y corregir, de ser necesario, el mensaje que la empresa emite.

(3)   Con qué frecuencia tu empresa se comunica con tus clientes: Identificarás la frecuencia con que tu empresa se comunica con tus clientes. Este punto es de suma importancia para posicionar a tu empresa en el número unode la lista de pago de proveedores de tus clientes.

(4)    100% contactabilidad: Tener certeza absoluta que el 100% de tus clientes fue contactadopor tu empresa para recordar el pago de una factura por vencer o para pagar una ya vencida.

 

Si no cuentas con un sistema o protocolo que te garantice estos cuatro puntos, tienes mucho por mejorar. Tu gestión y control sobre las cuentas por cobrar podrían ser mucho más eficientes de lo que hoy son.

 

2.     PERMITE CONOCER A TUS CLIENTES Y TOMAR ACCIONES ADICIONALES.

Al tener el historial de contactos (trazabilidad) que tu empresa ha realizado con tus clientes, te permitirá identificar aquellos clientes que presentan morosidades con frecuencia afectando tu flujo de caja. Es por esto que es tan importante identificar todas las acciones que tu empresa hace para comunicarse con tu cliente y cobrar. Una buena trazabilidad te permitirá identificar a aquellos clientes más complicados que te generan mora y problemas de liquidez. Al identificarlos, podrás tomar acciones, por ejemplo: disminuir su línea de crédito, ofrecerles menos descuentos al momento de la venta, disminuir los plazos de crédito entre otras cosas.

 

3.     ANTECEDENTES PARA CASTIGAR O JUDICIALIZAR LA CUENTA.

Cuando una cuenta por cobrar se transforma en un incobrable, tu empresa puede hacer tres cosas:

(1)   No hacer nada (el peor escenario)

Si no puedes cobrar una cuenta por cobrar ésta se define como incobrable. Si esta cuenta la dejas en el activo, tu empresa estará pagando impuestos por una utilidad que no es real. Ya que no recuperarás esa cuenta. En este caso no hacer nada implica un costo.

(2)   Emitir Certificado de Castigo

Cuando cuentas con trazabilidad de tus acciones de cobranza, esta trazabilidad se transforma en antecedentes que garantizan que tu empresa ha realizado todos los esfuerzos necesarios para cobrar tu cuenta. Adicionalmente, puedes demostrar, a través de la trazabilidad, que tu empresa tiene una política de cobranzaque te permitirá castigar la cuenta por cobrar. Esto te ofrecerá el beneficio de sacar dicha cuenta del activo y pasarlo a pérdida. Así, tu base imponiblesereducirá y pagarás menos impuestos.

(3)   Judicializar la Cuenta por Cobrar

Si tu empresa quiere judicializar una cuenta por cobrar, necesitarás entregar todos los antecedentes que garanticen que tu empresa hizo todas las acciones de cobranza que estuvieron a su alcance para cobrar la cuenta. Con dichos antecedentes se puede iniciar una cobranza judicial con el objeto de recuperar la cuenta por cobrar vía juicio.

 

Contar con una buena trazabilidad de las acciones de cobranza no sólo mejorará tu ratios de cobranza y con ello la liquidez de tu empresa, sino también te facilitará gestionaracciones adicionales en caso de que se transforme en un incobrable.

Esperamos que haya sido un aporte para tu empresa. Si quieres conversar contáctanos al email que se indica abajo para co

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