DOCUMENTACIÓN LABORAL QUE DEBE MANTENER EN EL LUGAR DE TRABAJO.

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06-04-2018

DOCUMENTACIÓN LABORAL QUE DEBE MANTENER EN EL LUGAR DE TRABAJO.

         A partir de enero del 2000, la DT[1], instruyo a todas las inspecciones comunales y provinciales para aumentar la fiscalización en terreno, con respecto al cumplimiento de las normas y obligaciones laborales  en los lugares de trabajo. Estos ha significado, concretamente, que las posibilidades reales de ser visitados por u inspector de Trabajo aumenten .Cosa que así ha sucedió en la actualidad.

         La Dirección de Trabajo ha instruido así a sus inspectores, realizar la fiscalización en terreno de la documentación  que debe mantener en el lugar del trabajo. Esto quiere decir que, si la documentación no se encuentra disponible para ser revisada por el fiscalizador, cursara la multa correspondiente  a esa infracción (que va desde 1 a 20 UTM), sin perjuicio de ejercer una revisión posterior, solicitando  la prestación de la documentación en la inspección de trabajo correspondiente.

En tal razón, consideramos importante y necesario indicarles l tratamiento adecuado que deben tener con su documentación laboral, cual es la que deben mantener archivada en su empresa, y por cuánto tiempo es necesario guardarla.

I.- OBLIGACIÓN DE MANTENER DOCUMENTACIÓN LABORAL EN LUGAR DE TRABAJO.

El artículo 31º del D.F.L Nro. 2 del año 1967 dispone que, “Toda aquella documentación que derive de las relaciones de trabajo debe mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollan labores y funciones”, es decir todos aquellos antecedentes laborales, previsionales, de seguridad social y registro contable que tengan relación con las personas contratadas en una empresa u oficina. Este artículo señala, también, que “los funcionarios del trabajo podrán requerir de los empleadores, patrones o de sus representantes y de su organizaciones, toda la documentación necesaria para efectuar las labores de fiscalización que les corresponda y todos los datos pertinentes para realizar la encuestas que patrocina la Dirección del Trabajo, incluso la exhibición de sus registros contables para su examen”.

II.- DETALLE DE LA DOCUMENTACION QUE DEBE MANTENER EN EL LUGAR DE TRABAJO.

1.    Documentos por trabajador, son aquellos referidos a cada trabajador en particular, y son:

 

-          Contrato de trabajo;

-          Anexos al contrato de trabajo;

-          Actualización del Contrato;

-          Liquidación de Sueldo;

-          Comprobantes de Anticipo;

-          Comprobante de feriados;

-          Finiquitos;

-          Autorización de Cargas familiares;

-          Formularios únicos de notificación (FUN),En caso de pertenecer a una Isapre;

-          Traspaso irrevocable de AFP;

-          Aviso de cesación de Servicios al IPS;

-          Aviso de INICIACION O CESACION DE Servicios a la administración  de Seguros de Cesantía (AFC);

-          Avisos a la Inspección del Trabajador;

-          Comparendos Laborales;

 

2.    Documentos por empresa o sucursal. Son aquellos que contienen información propia de la empresa o sucursal referida a sus Obligaciones previsionales y de Seguridad social ,y son:

 

-          Planilla de imposiciones de AFP, IPS, Isapres, Cajas de Compensación y Mutualidades;

-          Control de asistencia ( Libro ,Reloj control u otro sistema debidamente autorizado);

-          Reglamento Interno de Orden, Higene y Seguridad;

-          Contrato Colectivo (Si correspondiere);

-          Convenios con Isapre;

-          Formularios de Incorporación a Caja de Compensación (Si Corresponde);

-          Documentos de Incorporación a Mutualidad ( si corresponde);

-          Fallos Arbitrales de la Inspección del Trabajo;

-          Libros de Remuneraciones (Obligatorios para quien tenga 5 o más trabajadores).

 

III.- PERIODO DURANTE EL CUAL EL EMPLEADOR DEBE CONSERVAR ARCHIVADA LA DOCUMENTACIÓN.

          Aunque no existe ninguna disposición legal  de índole laboral que fije el tiempo que debe guardarse la documentación indicada anteriormente, la norma  que rige en este aspecto, emana de las obligaciones civiles establecidas en dispuesto en los artículos 2514 y 2515 del Código Civil, donde señala que transcurrido un lapso de cinco años contados desde la celebración  del acto, prescribe todzza acción legal sobre la cual no se haya hecho reclamación.

 

En todo caso, con respecto a planillas de imposiciones, recomendamos guardarla, al menos, durante todo el tiempo que un trabajador tenga contrato vigente, aun cuando su antigüedad sea mayo que cinco años.

Nota: la información contenida y reproducida es de carácter informativo y no constituye asesoría legal   o de cualquier tipo de naturaleza.

 

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[1] DT: Dirección de Trabajo.-