Errores que se deben evitar al implementar la factura electrónica

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La facturación electrónica hace a las empresas más eficientes en términos de procesos contables y logísticos, ahorra costos de almacenamiento, minimiza errores, entre otras ventajas.

Como sea, al implementar este sistema, muchas empresas cometen errores comunes que pueden entorpecer el proceso. Algunos de los más comunes son:

No dimensionar el modelo de negocio.

Existen sistemas de factura electrónica ofrecidos por proveedores de mercado (de pago) y el sistema gratuito del SII. Lo que muchas empresas no tienen en cuenta es que el sistema del SII, si bien es gratuito, solo busca cumplir las operaciones básicas de documentos tributarios electrónicos y considera un bajo volumen de documentos, es decir, es para pymes que no tienen problemas en emitir facturas 1 a 1 en el sistema.

Si la empresa tiene un gran volumen de facturas mensuales, una forma de despacho de facturas variable o necesita operar con internet, debe considerar una alternativa de mercado para cumplir con sus operaciones. Además, muchas empresas no dimensionan su crecimiento o la integración con sus sistemas actuales de administración u operación (como un sistema ERP). Esta integración puede tener grandes beneficios inmediatos automatizando y acelerando los procesos contables y otros relacionados con la facturación.

Considerar que la implementación de factura electrónica es un proyecto del área administrativa o IT.

Los resultados más inmediatos de la factura electrónica es la automatización y la integración con sistemas ya operacionales. Una implementación exitosa dependerá de un levantamiento colaborativo de los requerimientos de las partes interesadas y el soporte del área de T.I, contabilidad, finanzas y tesorería. 

Pensar que los requerimientos no puedan cambiar.

La implementación de factura electrónica no es una sola vez y nos olvidamos. Es muy probable que debido al crecimiento de la empresa surjan nuevos requerimientos para mejorarla. Además, el SII puede exigir nuevos procedimientos o especificaciones de operación para ajustar una mejor interoperabilidad de la industria y empresas. Debemos considerar que la implementación de factura electrónica no termina con los requerimientos del SII, sino que al menos por ahora es compatible con los requisitos legales, pero esto puede cambiar a futuro.

 

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